Lohnausweis

Letzte Änderung am 04.07.2010

Nach langen und zähen Verhandlungen konnten sich die Wirtschaftsverbände und die Konferenz der kantonalen Finanzdirektion, unter Vermittlung von Bundesrat Merz, am 24. November 2004 bezüglich des neuen Lohnausweises einigen und letzte Differenzen bereinigen.

Neu wurde ein für die ganze Schweiz verbindliches, einheitliches Formular geschaffen. Dieses Formular wird fakultativ für die Jahre 2005 (Einkommen 2005) und 2006 (Einkommen 2006) und definitiv ab dem Jahr 2007 (Einkommen 2007) eingeführt.

Das frühere Formular basierte auf dem Nettoprinzip mit Hinweisen auf im Lohn enthaltenen Entschädigungen wie zum Beispiel Wegvergütungen. Dies steht im Gegensatz zum neuen Formular, welches das Additionsprinzip anwendet, bei welchem alle Bruttoleistungen deklariert und danach addiert werden.

Der neue Lohnausweis muss ab 2007 zwingend für die Lohndeklaration verwendet werden. Das Formular kann auch als Rentenausweis benutzt werden, muss aber nicht. Eine Vermischung zwischen Lohn- und Rentenausweis ist nicht zulässig.

Nachfolgend einzelne Beispiele zum neuen Formular sowie Vergleiche zum alten Formular:

Bei Punkt F muss bescheinigt werden, wenn eine unentgeltliche Beförderung zwischen dem Wohn- und Arbeitsort besteht (früher Ziffer 5w). Besitz zum Beispiel ein Mitarbeiter ein Geschäftsfahrzeug, welches ihm für den Arbeitsweg und für die berufliche Tätigkeit zur Verfügung steht, oder wird dem Mitarbeiter aus geschäftlicher Notwendigkeit ein Generalabonnement der SBB zur Verfügung gestellt, so ist zwingend ein X in diesem Feld einzufügen, da der Mitarbeiter in seiner privaten Steuererklärung keinen Abzug für Fahrtkosten zwischen dem Wohn- und Arbeitsort geltend machen darf. Wird dem Mitarbeiter jedoch ein GA der SBB zur Verfügung gestellt, ohne dass eine entsprechende berufliche Notwendigkeit besteht, so entfällt der Vermerk unter Punkt F, allerdings ist der Gegenwert der Leistung im Lohnausweis als Einkommen auszuweisen.

Bei Punkt G muss mit einem X bescheinigt werden, wenn der Mitarbeiter die Möglichkeit der Verpflegung im Personalrestaurant hat oder wenn Lunch-Checks bis maximal CHF 180.00 pro Monat abgegeben werden (übersteigende Beträge sind zusätzlich als Lohn auszuweisen). Neu entfällt für die Arbeitgeber der Vermerk eines "p" gemäss dem alten Lohnausweis, wenn die Kantine nur für einen Teil der Mitarbeiter zur Verfügung steht. In diesen Fällen muss der Arbeitgeber zwingend unter Punkt G ein X setzen und der Mitarbeiter muss allenfalls in seiner Steuererklärung einen erhöhten Abzug geltend machen. Ebenfalls ein X ist zu setzen wenn sich ein Mitarbeiter (z.B. Aussendienst) während mehr als 50% der Arbeitstage ausserhalb seiner Arbeitsstätte verpflegt und dafür eine Spesenvergütung erhält. Eine monatliche Essenspauschale für die Verpflegung am Arbeitsort ist neu analog den AHV Bestimmungen unter Ziffer 1 als Lohnbestandteil zu deklarieren.

In der Ziffer 1 des neuen Lohnausweises müssen sämtliche Barvergütungen enthalten sein, wie zum Beispiel ordentliche Saläre, sämtliche Zulagen (Kinder-, Familien-, Schicht-, Pikett-, Nacht-, Sonntags-, Schmutz-, Versetzungs- und Wegzulagen), alle Prämien, Provisionen, Vergütungen für den Arbeitsweg, Vergütungen an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort.

Unter Ziffer 2 werden alle Gehaltsnebenleistungen deklariert welche der Arbeitgeber bewerten kann. So muss beispielsweise unter Ziffer 2.2 eine Aufrechnung für die private Benützung des Geschäftfahrzeugs vorgenommen werden. Die Aufrechnung beträgt grundsätzlich monatlich 0.8% des Kaufpreises des Wagens, ohne Mehrwertsteuer (bis anhin 1% des Katalogpreises zuzüglich Mehrwertsteuer), mindestens jedoch CHF 150.00 pro Monat. Ein Geschäftsfahrzeug lautet auf die Firma (Kauf oder Leasing) oder wurde durch die Firma vom Mitarbeiter abgekauft. Des weiteren werden sämtliche Unterhaltskosten und Abgaben durch die Firma getragen. Kein Geschäftsfahrzeug ist es, wenn der Leasingvertrag auf den Mitarbeiter lautet und die Firma die Kosten dem Mitarbeiter zurück vergütet. Diese Vergütungen sind Lohnbestandteil und unter Ziffer 1 auszuweisen. Unter Ziffer 2.3 können weitere Gehaltsnebenleistungen aufgeführt werden wie zum Beispiel die Übernahme der Transportkosten, Rabatte usw. Die Bezahlung eines Halbtaxabonnements ist nach wie vor steuerfrei und muss nicht im Lohnausweis als Einkommen deklariert werden. Es entfällt weiter ein Vermerk, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter erlaubt, dass er seinen Laptop zu Hause privat benützen kann oder wenn er die geschäftlich erworbenen Flugmeilen privat verwenden darf. Dasselbe gilt auch für die Benutzung des Natels, sofern es in erster Linie geschäftlich genutzt werden muss. Reka-Checks müssen ebenfalls nicht deklariert werden, soweit die Vergünstigung pro Jahr und Mitarbeiter CHF 600.00 nicht übersteigt.

Unter Ziffer 3 sollten die vom Arbeitgeber unregelmässig ausgerichteten Leistungen aufgelistet werden, wie zum Beispiel Bonuszahlungen, Treueprämien, Dienstaltersgeschenke, An- und Austrittsentschädigungen, Umzugspauschalen etc., nicht aber das 13. Monatsgehalt. Dies ist jedoch kein "Muss". Wenn diese Entschädigungen nicht hier deklariert werden, so müssen diese selbstverständlich unter Ziffer 1 kumuliert werden. Es ist jedoch dringend zu empfehlen, dass die Arbeitgeber diese unregelmässigen Leistungen separat ausweisen, damit der Mitarbeiter, wenn er die Arbeit oder die Schweiz verlässt, wegen der Jahresumrechnung nicht zu viel Steuern bezahlt. (Für ordentliche Einkünfte wird das Einkommen für die Steuersatzbestimmung auf ein Jahr gerechnet, nicht aber für die ausserordentlichen Einkünfte.)

Unter Ziffer 4 werden Kapitalleistungen des Arbeitgebers aufgeführt, welche nicht mit Leistungen aus Vorsorgestiftungen zu vermischen sind, da der Mitarbeiter unter Umständen eine mildere Besteuerung erreichen kann.

Unter Ziffer 7 werden weitere Leistungen, wie Trinkgelder, Taggelder, alle Beiträge des Arbeitgebers an Versicherungen, ohne jedoch vom Arbeitgeber abgeschlossene Kollektiv-Krankentaggeldversicherung oder Zusatzversicherung zur obligatorischen Nichtbetriebsunfallversicherung, deklariert. Handelt es sich hierbei nicht um kollektive Versicherungen für sämtliche Mitarbeiter, so sind die Aufwendungen als Lohnbestandteil zu werten und auszuweisen.

Unter Ziffer 13 (13.1 und 13.2) müssen die Spesenvergütungen aufgeführt werden. Wenn man den alten und neuen Lohnausweis vergleicht, fällt auf, dass keine Mischung von Pauschalspesen und effektiven Spesen mehr möglich ist. Das bedeutet, dass die Spesen unter Umständen auf einem Beiblatt genauer umschrieben werden müssen. Dieses Beilageblatt ist nicht vorgeschrieben und es gibt diesbezüglich auch keine Vorschriften. Ein solches Blatt sollte jedoch immer erstellt werden, wenn die Bemerkungen, die in den einzelnen Lohnartenfeldern angebracht werden sollten, zu lange sind. Dies dient in jedem Falle der Transparenz gegenüber den Mitarbeitern und Steuerbehörden und hilft Unklarheiten und Rückfragen zu vermeiden. Werden bezüglich Spesen gewisse vorgegebenen Ansätze eingehalten (Ziffer 56 zur Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, Bemerkung zu Ziffer 13.1), so genügt es, in das kleine Feld bei Ziffer 13.1 ein X zu setzen. Werden höhere Spesenansätze bezahlt, z.B. eine Kilometerentschädigung von CHF 00.75, so müssen sämtliche Spesen aller Mitarbeiter, also nicht nur der leitenden Mitarbeiter oder des Aussendienstes betragsmässig aufgeführt werden. Auf eine Aufführung kann weiter verzichtet werden, wenn die Firma ein von den Steuerbehörden genehmigtes Spesenreglement besitzt. Die ausgerichteten Pauschalspesen sind auch bei genehmigten Spesenreglementen immer unter Ziffer 13.2 aufzuführen. Hierfür besteht nie eine Dispens. Von den Steuerbehörden bereits genehmigte Spesenreglemente müssen mit der Einführung des neuen Lohnausweises nicht zwingend angepasst werden. Eine Änderung kann jedoch von den Firmen, aber auch von den Steuerbehörden beantragt werden.

Unter Ziffer 13.3 müssen die an den Arbeitnehmer geleisteten Aus- und Weiterbildungskosten aufgelistet werden. Diesen Kosten muss neu eine besondere Beachtung geschenkt werden. Wenn der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber einen Kurs besucht und diese Kosten über Spesen abrechnet, müssen diese Vergütungen unabhängig von der Höhe, immer detailliert ausgewiesen werden, weil hier Geld an den Mitarbeiter geflossen ist. Erhält der Arbeitgeber aber die Schulrechnung für den Mitarbeiter direkt, so müssen diese Kosten erst dann aufgeführt werden, wenn sie CHF 12'000 pro Jahr, Mitarbeiter und Ereignis erreichen. Eine detaillierte Auflistung der Kosten wäre für den Arbeitnehmer sehr hilfreich. Reine Weiterbildungskosten sind kein Lohnbestandteil und werden im Veranlagungsverfahren dem Mitarbeiter nicht aufgerechnet. Ausbildungskosten gehören jedoch zu den Lebenshaltungskosten, und diese können dem Mitarbeiter als zusätzlicher Lohn aufgerechnet werden. Was als Weiter- oder Ausbildungskosten gilt, wird von den Steuerverwaltungen unterschiedlich beurteilt, und es liegt am Verhandlungsgeschick des Mitarbeiters, ob eine Aufrechnung erfolgt oder nicht. Wurden spezielle Vereinbarungen getroffen, wie z.B. dass der Arbeitnehmer selber einen Teil an die Kosten bezahlt, so ist zu empfehlen, die Kosten auszuweisen, selbst wenn der Betrag unter der Grenze liegt.

Unter Ziffer 14 sind weitere Gehaltsnebenleistungen oder geldwerte Vorteile verschiedenster Art aufzuführen, die der Arbeitgeber nicht selbst bewerten kann. Nicht aufzuführen sind jedoch Vergünstigungen, die als geringfügig eingestuft werden, wie z.B. branchenübliche Rabatte, sofern der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer diese ausschliesslich zu dessen Eigenverbrauch und zu einem Preis, der mindestens die Selbstkosten deckt, zukommen lässt.

Schliesslich können unter Ziffer 15 allgemeine Bemerkungen angebracht werden, wie zum Beispiel dass ein genehmigtes Spesenreglement vorhanden ist oder wenn effektive Umzugskosten bezahlt worden sind, wobei aber in diesem Fall der genaue Betrag ausgewiesen werden muss.